دستورالعمل نحوه نظارت و بازرسیهای دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی سازمان و ادارات بازرسی استانها

ارسال شده توسط در تاریخ ۴ تیر ۱۳۹۷ | موضوع: اطلاعیه ها

شماره: ۹۷/۵۴۸۵۱
تاریخ : ۹۷/۳/۲۳

جناب آقای دشتی اردکانی (کانون سردفتران و دفتریاران)

سلام علیکم

احتراماً بدینوسیله تصویر دستورالعمل ” نحوه نظارت و بازرسیهای دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی سازمان و ادارات بازرسی استانها” با شماره ۹۷/۵۴۸۱۶ مورخ ۹۷/۰۳/۲۳ جهت اطلاع و اقدام لازم ارسال می گردد.

سید مهدی میر نظامی

مدیر کل دفتر ریاست، روابط عمومی و امور بین الملل

====================================

«دستورالعمل نحوه نظارت و بازرسی های دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی سازمان و ادارات بازرسی استان ها»

این دستورالعمل در اجرای وظایف قانونی دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی با هدف ایجاد ساز و کار مناسب و اتخاذ رویه واحد به منظور ساماندهی نظام مند مقوله نظارت و بازرسی از ادارات کل ستادی، استانی، واحدهای ثبتی، دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق و رسیدگی به شکایات و تعامل مثبت و سازنده با نهادها و مراجع نظارتی درون و برون سازمانی ابلاغ می گردد.

ماده ۱- نظارت و بازرسی عبارت است از مجموعه فعالیت های مستمر، منظم و هدفدار به منظور جمع آوری اطلاعات لازم درباره اقدامات ادارات کل ستادی، استانی، واحدهای ثبتی، دفاتر اسناد رسمی، ازدواج و طلاق، تجزیه و تحلیل آن ها، نطبیق عملکرد مراجع مزبور با اهداف و تکالیف قانونی و انعکاس نقاط قوت و ضعف و بررسی نحوه رفتار مدیران و کارکنان با ارباب رجوع و ارائه پیشنهاد اصلاحی و اعلام گزارش جرائم و تخلفات به مبادی ذیربط.

ماده ۲- نظارت و بازرسی و رسیدگی به شکایات به یکی از صور زیر انجام می شود:

الف) نظارت و بازرسی های برنامه ای: بازرسی های برنامه ای قبل از پایان هر سال برای سال بعد با رعایت اولویت ها و براساس برنامه های مدون و منظم تهیه و از طریق دفتر برنامه و بودجه سازمان به تایید ریاست سازمان می رسد و بر مبنای طرح و چک لیست های تنظیمی اجرا می گردند.

ب) نظارت و بازرسی های فوق العاده گزارشات و شکوائیه های واصله از ناحیه دفتر مقام معظم رهبری و قوه قضائیه و کمیسیون اصل ۹۰ مجلس شورای اسلامی و دستورات معاون رئیس سازمان؛ پس از ارجاع خارج از بازرسی های برنامه ای و به صورت فوق العاده مورد رسیدگی در دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی سازمان و ادارات بازرسی استان ها قرار خواهد گرفت.

ج) رسیدگی به شکایات: عبارت است از بررسی قانونی اعلامات شفاهی و کتبی اشخاص که از طریق پست، تلفن، پایگاه اطلاع رسانی، سامانه ها و یا از طریق دیگر به دفتر مدیریت و اصل می گردد. در صورتی که شکایت شفاهی اظهار شود مراتب صورت جلسه و به امضاء شاکی می رسد. بدیهی است رسیدگی بازرس پس از ارجاع مقام مافوق مقدور خواهد بود اعلامات مزبور باید مقرون به دلیل و حاکی از وقوع تخلف یا سوء جریان در محدوده صلاحیت سازمان باشد.

ماده ۳- نظارت و بازرسی در هر مورد پس از صدور حکم ماموریت حسب مورد توسط مدیر کل دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی و یا مدیران کل ثبت اسناد و املاک استانها آغاز می گردد. در احکام ماموریت بازرس و یا بازرسان، قلمرومکانی، زمانی، موضوع نظارت و بازرسی و مدت آن بطور صریح تعیین خواهد شد.

ماده۴- پس از وصول شکایات و اعلامیه های مردمی و مراجع قضایی و اداری مبنی بر سوء جریان یا تخلف در دفاتر اسناد رسمی یا دفاتر رسمی ازدواج و طلاق و واحدهای ثبتی، حسب مورد مدیر کل دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی سازمان و مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان موضوع را جهت رسیدگی و عند الاقتضاء انجام بازرسی های لازم به گروههای مربوطه در دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی و یا اداره بازرسی و رسیدگی به شکایات ثبت اسناد و املاک استان ارجاع می نماید.

ماده۵- هر بازرس صرفاً مجاز به دسترسی نسبت به اطلاعات ناظر بر موضوع نظارت و بازرسی حسب مفاد مصرح در حکم ماموریت خواهد بود.

ماده۶- اخذ مدرک و اسناد و تهیه رونوشت یا تصویر آنها منحصر به موارد مرتبط با موضوع ماموریت می باشد. بازرس حق خروج اسناد از دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق و واحدهای ثبتی را ندارد. مگر اینکه پس از هماهنگی به مدیر کل دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی سازمان مدیر کل ثبت و اسناد و املاک استان و پس از تنظیم صورت جلسه با متدصان مربوطه خارج و تحویل مقام مافوق نماید.

ماده۷- بازرس یا هیات بازرسی ضمن توجه به موضوع ماموریت، در صورت لزوم با مراجعه حضوری به واحد بازرسی شونده، سوء جریانات، آسیب ها و تخلفات احتمالی را با اسناد و مدارک موجود تطبیق داده و عتدالاً اقتضاء ضمن مذاکره با مرتکب و یا مقام مسئول، حسب مورد نسبت به اخذ توضیح یا تنظیم صورت جلسه اقدام و در گزارش منعکس می نماید.

ماده ۸- عملکرد و رفتار بازرسان در محیط بازرسی، باید مبتنی بر اخلاق حرفه ای و مطاب با قانون باشد و بازرس نباید در اموری که جنبه خصوصی داره، مداخله نماید.

ماده ۹-بازرس بدون اینکه در امور اجرائی دخالت مند چنانچه روبه ای را خلاف قانون و یا بخشنامه های سازمان تشخیص دهد مراتب را به اطلاع مدیران مربوطه خواهد رساند و در صورت اصلاح رویه مراتب در قالب اثر بخشی و در صورت عدم اصلاح، روبه جاری و مشاهده را در گزارشلحاظ خواهد کرد. اعمال نظارت و بازرسی، تحقیقات، کسب اطلاعات و تهیه مدارک و اسناد باید به گونه ای باشد که در روند امور دستگاه بازرسی شونده ایجاد وقفه یا خلل ننماید. افشاء مطالب راجع به بازرسی ها بطور کلی توسط بازرس ممنوع است.

ماده ۱۰- در صورت نیاز به تنظیم صورت جلسه بازرسی، این صورت جلسه باید در سه نسخه تهیه و هریک از نسخ و ضمائم آن را حسب مورد متصدیان یا مسئولین مربوطه، سر دفتر و دفتر یار و بازرس اعزامی با ذکر نام، نام خانوادگی و تاریخ امضاء نمایند.

ماده ۱۱-چنانچه بازرس یا سرپرست هیات بازرسی در حین انجام ماموریت از سوء جریان یا وقوع تخلفی در واحد بازرسی شونده اطلاع حاصل نماید و رسیدگی به آن خارج از موضوع ماموریت او باشد، چگونگی را با رعایت سلسه مراتب به مفام مافوق به نحو مقتضی و به قید فوریت اعلام و کسب تکلیف می نماید.

ماده ۱۲-چنانچه بازرس یا رئیس هیات بازرسی در جریان انجام ماموریت خود با ممانعت یا مخالفت یا عدم همکاری لازم مواجه شود و نتواند نسبت به رفع مشکل اقدام نماید ، مراتب را با تنظیم صورت مجلس و تشریح چگونگی امر به مقام ما فوق گزارش می نماید.

ماده ۱۳- بازرس یا هیات بازرسی با استفاده از یافته ها و نتایج بررسی ها، اطلاعات و دلائل جمع آوری شده در جریان بازرسی ضمن ایجاد ارتباط منطقی بیم مطالب، به تهیه گزارش اقدام و مراتب مار ما فوق گزارش می نماید.

ماده ۱۴- در تظیم گزارش بازرسی با رعایت نکات زیر ضروری است:

۱-۱۴- درج عنوان، تاریخ تنظیم، نام بازرس یا بازرسان

۲-۱۴- تنظیم مقدمه گزارش.

۱۴-۳- تنظیم متن یا قسمت اصلی گزارش که متضمن معرفی و بیان محتوای موضوعی است که بازرسی برای آن انجام شده است و نتایج حاصل از بررسی ها را نشان می دهد.

۱۴-۴-  تجزیه و تحلیل و نتیجه گیری و ارائه پیشنهادها.

۱۴-۵- امضاء بازرس یا بازرسان .

۱۴-۶- پیوست های گزارش .

ماده ۱۴- چنانچه گزارشات بیانگر تخلف و جرم باشند، گزارش اختصاصی نیز به تفکیک تهیه می گردد. در تحریز گزارش باید از عبارات صریح، کوتاه، ساده و بدون اغلاط املایی و اشکالات دستوری استفاده شود و از بکارگیری عبارات یا کلمات غیرمتعارف، مبالغه آمیز، احساسی، تکراری و غیر مأنوس خودداری گردد.

ماده ۱۶- رفتار مسئولان از حیث اصول مدیریت، توانمندی مدیران و معاونین و روساء ادارات در انجام وظایف قانونی، استفاده از منابع، ایجاد تحویل و بکارگیری فن آوری های نوین در جهت تسریع در امور و نیز صحت عمل، حسن شهرت، انضباط، مسئولیت پذیری و پاسخگویی، رعایت حقوق مردم و اخلاق حرفه ای و شئون اسلامی در کلیه بازرسیها مطابق طرح و  چک لیستها مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

ماده ۱۷- در مواردی که در جریان نظارت و بازرسی از عملکرد واحد بازرسی شونده شکایتی از ناحیه اشخاص (اعم از حقیقی یا حقوقی) و یا سایر مراجع قانونی مطرح شده باشد پس از رسیدگی های لازم به نحو مقتضی در راستای ماده ۲۵ قانون ارتقای سلامت نظام اداری و مبارزه با فساد، پاسخ لازم توسط مدیر کل دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی سازمان و یا مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان به شاکی یا شاکیان و مراجع مربوطه ارایه می گردد. چنانچه بررسی موضوع خارج از وظیفه سازمان باشد، شاکی هدایت و شکوائیه بایگانی می گردد. با تقاضای شاکی، ضمائم شکوائیه با ا خذ رسید به وی تحویل خواهد شد.

ماده ۱۸- گزارش بازرسی های برنامه ای و فوق العاده و هم چنین گزارشاتی که حاکی از وقوع جرم یا تخلف کارکنان سازمان باشد پس از تأیید مدیر کل دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی، به منظور رسیدگی به تخلفات انتسابی کارکنان موضوع مواد ۸ و ۹ قانون رسیدگی به تخلفات اداری و ماده ۱۵ آئین نامه اجرایی آن به ضمیمه پیشنهادات مندرج در گزارشها، به رئیس سازمان گزارش می گردد. ارجاع تخلف به هیاتهای رسیدگی به تخلفات و اجرای پیشنهادات منوط به دستور رئیس سازمان می باشد. لازم به ذکر است گزارش تخلفات و سوء جریانات کارکنان استانی نیز از طریق مدیر کل دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی به رئیس سازمان منعکس خواهد شد.

ماده ۱۹- گزارش جرائم یا تخلفات سران دفاتر رسمی و دفتر یاران و سران دفاتر ازدواج و طلاق حسب مورد پس از تایید مدیر کل دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی و یا مدیر کل ثبت اسناد و املاک استان به دادسرای انتظامی و معاونت امور اسناد سازمان ارسال می گردد. دادسرای انتظامی مکلف است حسب مورد نسبت به تعقیب کیفری از طریق مراجع قضایی صالح و تعقیب انتظامی اقدام نماید.

ماده ۲۰- در صورتی که سوء عملکرد یا تخلفات گزارش شده علیه سر دفتر یا دفتر یار به درجه ای از اهمیت بوده که تصدی وی منافی با شئون سر دفتری یا دفتر یاری و یا مخالف با نظم و حسن جریان امور دفترخانه باشد تقاضای اعمال اختیارات ماده ۴۲ قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سر دفتران و دفتریاران توسط ریاست سازمان از طریق معاونت امور اسناد صورت می پذیرد که پس از طرح در کمیسیون مربوطه و اعلام نظر مشورتی، مراتب جهت تعیین تکلیف به رئیس سازمان گزارش می گردد.

ماده ۲۱- چنانچه سوء جریان یا نقایص موجود در واحد بازرسی شونده، ناشی از نقص یا فقدان ضوابط و مقررات بوده و ایجاد وضعیت مطلوب مستلزم تدوین و اصلاح قوانین و مقررات و ضوابط جدید باشد،با تشریح موضوع مطروحه و اشکالات موجود، پیشنهادات لازم ارائه می گردد.

ماده ۲۲- در راستای تطبیق عملکرد واحدهای ثبتی و ادارات کل ستادی و استانها با اهداف تعیین شده و سیاستها و چشم اندازهای سازمانی و قوانین و مقررات موضوعه مرتبط؛ ارزیابی عملکرد مراجع فوق در چارچوب وظایف دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی سازمان طی دوره های منظم طمانی صورت خواهد پذیرفت.

ماده ۲۳- هیاتهای بازرسی چنانچه در جریان بازرسیهای میدانی خدمات برجسته ای از مدیران کل؛ روساء واحدهای ثبتی و ادارات، کارشناسان و کارکنان ملاحظه نمودند ضمن تشریح کامل خدمات مزبور و خلاقیتها و ابتکارات به عمل آمده در گزارش؛ پیشنهاد تشویق و قدردانی را از طریق مدیر کل دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی به ریاست سازمان ارائه خواهند نمود.

ماده ۲۴- دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی موظف است اجرای پیشنهادهای مندرج در گزارش های خود را تا حصول نتیجه نهایی از طریق مکاتبه، دعوت از مسئولان ذیربط، انجام بازرسی مجدد (اعزام بازرس یا هیات بازرسی) پیگیری نماید.

ماده ۲۵- دفتر مدیریت عملکرد و بازرسی سازمان و ادارات کل ثبت اسناد و املاک استان ها مسئول نظارت بر حسن اجرای این دستوالعمل می باشند.

این دستورالعمل مشتمل بر یک مقدمه و ۲۵ ماده در تاریخ ۱۳۹۷/۲/۲۱ به تصویب رسید.

احمد تویسرکانی

معاون رئیس قوه قضائیه

و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور

 

 

 

درباره نویسنده :
یاشار امیرعابدین
سمت : کارمند

ارسال دیدگاه